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PARTIE 2 • 60 minutes

Configuration Knowledge Base

Architecture SharePoint optimale et templates prêts à l'emploi

Module 2.1 : Architecture SharePoint optimale (15 min)

Architecture A : Par type de document (recommandée petite équipe)

📁 Management - Knowledge Base
├── 📁 01-TEMPLATES
│   ├── 📄 Template_CR_Reunion
│   ├── 📄 Template_Brief_Mission
│   └── 📄 Template_Rapport_Hebdo
├── 📁 02-CR-REUNIONS
│   ├── 📁 2026-04 (par mois)
│   └── 📁 2026-03
├── 📁 03-BRIEFS-MISSIONS
│   ├── 📁 Marketing
│   ├── 📁 Commercial
│   └── 📁 Support
├── 📁 04-PROJETS
│   ├── 📁 Projet-A
│   ├── 📁 Projet-B
│   └── 📁 Projet-C
└── 📁 05-RESSOURCES
    ├── 📄 Methodologie_Travail
    ├── 📄 Outils_Metier
    └── 📄 FAQ_Recurrentes

Avantages ✅

  • • Simple à naviguer
  • • Copilot trouve facilement par type
  • • Archivage chronologique naturel

Inconvénients ⚠️

  • • Dispersion infos par projet (CR + Briefs séparés)

Module 2.2 : Création arborescence + metadata (20 min)

🎯 Exercice 2.1 : Créer votre SharePoint (15 min)

Étape 1 : Créer le site SharePoint (3 min)

  1. Ouvrez https://[votre-entreprise].sharepoint.com
  2. Cliquez "Créer un site" (bouton + en haut)
  3. Sélectionnez "Site d'équipe"
  4. Nom : Management - Knowledge Base
  5. Confidentialité : Privé

Étape 2 : Créer l'arborescence (7 min)

Dans "Documents", créez ces dossiers :

01-TEMPLATES
02-CR-REUNIONS
03-BRIEFS-MISSIONS
04-PROJETS
05-RESSOURCES

Étape 3 : Configurer les metadata (5 min)

Créez ces colonnes dans "Paramètres" → "Colonnes" :

Colonne 1 : Type de document

Type : Choix

Choix : CR Réunion, Brief Mission, Rapport, Template, Ressource

Colonne 2 : Projet associé

Type : Texte

Colonne 3 : Statut

Type : Choix

Choix : Brouillon, En cours, Validé, Archivé

Colonne 4 : Équipe concernée

Type : Choix multiple

Choix : Direction, Marketing, Commercial, Support, Tous

Pourquoi ces metadata ?
→ Copilot pourra filtrer : "Montre-moi tous les CR du Projet X" ou "Briefs équipe Marketing en cours"

Module 2.3 : Templates essentiels prêts à l'emploi (25 min)

Nous allons créer 3 templates indispensables : CR Réunion, Brief Mission, et Rapport Hebdomadaire

Template 1 : CR Réunion (7 min)

Dans SharePoint 01-TEMPLATES, créez Template_CR_Reunion.docx

Template complet avec toutes les sections : Objectif, Points abordés, Actions décidées, Points de vigilance, Prochaines étapes

📥 Télécharger le template CR Réunion

Template 2 : Brief Mission (7 min)

Dans 01-TEMPLATES, créez Template_Brief_Mission.docx

Structure du brief avec sections : Objectif, Périmètre, Étapes, Ressources, Critères de qualité, Risques, Communication

📥 Télécharger le template Brief Mission

Template 3 : Rapport Hebdomadaire (6 min)

Dans 01-TEMPLATES, créez Template_Rapport_Hebdo.docx

Structure du rapport avec sections : Vue d'ensemble, Réalisations, Blocages, Priorités semaine prochaine, Metrics & KPIs

📥 Télécharger le template Rapport Hebdo

✅ Livrable exercice 2.2

Vous avez maintenant dans 01-TEMPLATES :

  • ✓ Template_CR_Reunion.docx
  • ✓ Template_Brief_Mission.docx
  • ✓ Template_Rapport_Hebdo.docx

🎯 Ces templates sont Copilot-ready : Structure claire + Sections nommées + Placeholders explicites

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